Home › Statutory activity
SAP jest członkiem International Council on Archives

Regulaminy

REGULAMIN
Działania Zarządu Głównego i Prezydium ZG
Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Na podstawie § 36 ust. 4 oraz § 38 ust. 2 Statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, uchwalonego na drugiej części XIII Krajowego Zjazdu Delegatów SAP w dniu 10 listopada 2007 r. w Warszawie, ustala się co następuje:

§ 1

Regulamin ustala zasady i tryb działania Zarządu Głównego, zwanego dalej „Zarządem" oraz jego Prezydium w okresie między Krajowymi Zjazdami Delegatów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

§ 2

Liczebność Zarządu i Prezydium oraz kompetencje tych organów i zakresy działania określają przepisy § 35-40 Statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

§ 3

W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy i postanowienia:

  1. uchwał Krajowych Zjazdów Delegatów SAP,
  2. statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich,
  3. regulaminu organizacyjnego Biura Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.
§ 4

Postanowienia niniejszego regulaminu dotyczą wszystkich członków Zarządu i Prezydium bez względu na rodzaj wykonywanych zadań i pełnione w tych organach funkcje.

§ 5

  1. Zarząd, jako najwyższa władza Stowarzyszenia w okresie między Krajowymi Zjazdami Delegatów SAP, kieruje całokształtem działalności Stowarzyszenia i za swoją działalność ponosi odpowiedzialność tylko przed Krajowym Zjazdem Delegatów SAP i stosownymi władzami polskimi.
  2. Prezydium Zarządu działa zgodnie z § 39 Statutu i jako jego organ wykonawczy kieruje pracami Stowarzyszenia w okresie między posiedzeniami Zarządu, realizując uchwały Krajowego Zjazdu Delegatów i Zarządu Głównego, opracowuje projekty planów, programów, wytycznych, regulaminów, preliminarzy, sprawozdań i uchwał podlegających rozpatrzeniu i zatwierdzeniu przez Zarząd, dysponuje na bieżąco majątkiem Stowarzyszenia w zakresie pełnomocnictw określonych przez Zarząd oraz sprawuje bieżący nadzór nad działalnością Oddziałów i Sekcji Stowarzyszenia, Krajowym Centrum Edukacji Archiwalnej i Biurem Zarządu.
  3. Prezydium Zarządu reprezentuje Stowarzyszenie na zewnątrz zarówno w kraju, jak i za granicą.
  4. Pracami Zarządu i Prezydium kieruje Prezes Stowarzyszenia przy pomocy trzech wiceprezesów, sekretarza generalnego, skarbnika i dwóch członków.
§ 6
  1. Na wniosek Prezesa, Zarząd może przydzielić członkom Prezydium następujące zadania i kompetencje:
    • a) Prezes - kierownictwo prac ZG oraz Prezydium, nadzór nad działalnością gospodarczą i finansową, nadzór nad Biurem Zarządu Głównego, koordynacja współpracy z innymi stowarzyszeniami oraz współpraca z zagranicą. Organem pomocniczym jest Komisja Gospodarcza.
    • b) wiceprezes ds. organizacyjno-statutowych - robocze kontakty z Oddziałami i Sekcjami Stowarzyszenia, przygotowywanie regulaminów wewnętrznych - dla ZG, Prezydium, oddziałów i sekcji, ewidencja członków, rozpatrywanie spraw związanych z finansowaniem działalności statutowej oddziałów i sekcji oraz innych projektów związanych z działalnością statutową i przedstawianie ich do akceptacji Prezydium i ZG. Organem pomocniczym jest Komisja Statutowo-Organizacyjna.
    • c) wiceprezes ds. edukacji archiwistów - dyrektor Krajowego Centrum Edukacji Archiwalnej, redaktor naczelny „Archiwisty Polskiego". Organem pomocniczym jest Rada Programowa KCEA oraz „Archiwisty Polskiego".
    • d) wiceprezes ds. naukowych - kierownictwo Radą Naukową SAP, opiniowanie programów sesji, konferencji, zjazdów ogólnopolskich i innych projektów naukowych oraz merytoryczna pomoc w ich organizacji, przygotowanie do druku wydawnictw SAP. Organem pomocniczym jest Rada Naukowa SAP.
    • e) sekretarz generalny - programowanie pracy Zarządu Głównego i Prezydium (w porozumieniu z Prezesem i wiceprezesami, skarbnikiem oraz Dyrektorem Biura ZG), przygotowywanie informacji bieżących o działalności władz Stowarzyszenia, nadzór nad statutową częścią strony www., udział w pracach Międzynarodowej Radzie Archiwalnej.
    • f) skarbnik - dokonuje, wraz z Dyrektorem Biura ZG oraz Głównym Księgowym wstępnej weryfikacji projektu bilansu i rachunku zysków i strat, przedstawia je do zaopiniowania Komisji Gospodarczej i do zatwierdzenia Zarządowi Głównemu; opracowuje we współpracy z Dyrektorem Biura i Prezesem projekt podziału czystego zysku do zatwierdzenia w ww. trybie; opracowuje we współpracy z wiceprezesami, Dyrektorem Biura, Głównym Księgowym i kierownikami działów roczne projekty: budżetu SAP, dotacji do oddziałów terenowych oraz wydatków statutowych w ww. trybie, jest jednym z czterech dysponentów rachunków bankowych.
    • g) pozostali dwaj członkowie Prezydium - zadania specjalne, zlecane każdorazowo przez Prezesa Zarządu.
    2. Za prawidłowość realizowanych zadań i ich zgodność z przydzielonymi kompetencjami członkowie Prezydium odpowiadają przed Zarządem.
§ 7
  1. Wszystkie sprawy wymagające zgodnie ze Statutem Stowarzyszenia podjęcia stosownej uchwały Zarządu, są przedstawiane na Prezydium, a następnie na posiedzeniu Zarządu przez tych członków Prezydium, do których kompetencji sprawa należy.
  2. W razie nieobecności członków Prezydium, o których mowa w ust. 1, przedmiotową sprawę referuje Prezes Stowarzyszenia lub inny wyznaczony przez niego członek Prezydium.
§ 8

Posiedzenia Zarządu odbywają się w zasadzie nie mniej niż dwa razy do roku, a Prezydium w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na dwa miesiące.

§ 9
  1. Posiedzenia Zarządu i Prezydium zwołuje Prezes lub z jego upoważnienia jeden z wiceprezesów Stowarzyszenia i inicjatywy własnej lub Prezydium albo na żądanie Głównej Komisji Rewizyjnej.
  2. Termin, miejsce i porządek obrad Zarządu lub Prezydium ustala Prezes Stowarzyszenia po wysłuchaniu opinii wiceprezesów i sekretarza generalnego Stowarzyszenia.
§ 10

W posiedzeniach Zarządu i Prezydium, oprócz członków, mogą także brać udział; z głosem doradczym członkowie Głównej Komisji Rewizyjnej, przewodniczący Sądu Koleżeńskiego i Komisji Gospodarczej, a także inni zaproszeni przez Prezesa Stowarzyszenia członkowie SAP albo specjaliści z zakresu tematyki będącej przedmiotem obrad.

§ 11
  1. Na posiedzeniach Zarządu i Prezydium przewodniczy Prezes Stowarzyszenia, a w razie jego nieobecności jeden z wiceprezesów albo sekretarz generalny.
  2. Przewodniczący udziela głosu w kolejności zgłoszeń.
  3. Przewodniczący obrad może odebrać głos wypowiadającemu się w dyskusji, o ile wypowiedź nie dotyczy merytorycznie omawianego tematu.
  4. Przewodniczącemu przysługuje prawo zamknięcia obrad, z tym że dalsze wypowiedzi mogą być zgłaszane na piśmie i powinny zostać dołączone do protokołu obrad.
§ 12
  1. Przewodniczący obrad udziela głosu poza kolejnością jedynie w sprawach formalnych oraz porządkowych.
  2. Wnioski formalne mogą dotyczyć jedynie spraw będących przedmiotem porządku obrad i jego przebiegu.
  3. Do spraw formalnych zalicza się wnioski o:
  • a) zmianę porządku dziennego,
    b) zmianę w sposobie prowadzenia dyskusji,
    c) zmianę w sposobie przeprowadzenia głosowania,
    d) przekazanie sprawy odpowiedniej komisji lub zespołowi ekspertów,
    e) zamknięcie listy dyskutantów,
    f) kolejności i sposobie uchwalania wniosków.
§ 13
  1. Do ważności postanowień Prezydium i uchwał Zarządu konieczna jest obecność co najmniej połowy członków tych organów.
  2. Postanowienia i uchwały zapadają większością głosów w glosowaniu jawnym, chyba że Zarząd lub Prezydium postanowią inaczej.
  3. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego obrad.
§ 14

Z posiedzeń Zarządu i Prezydium sporządza się protokół, który podpisują protokolant, sekretarz generalny i Prezes Stowarzyszenia.

§ 15

Obsługę kancelaryjno-organizacyjną Zarządu Głównego i jego Prezydium oraz pokrycie wydatków związanych z ich działalnością zapewnia Biuro Zarządu.


Warszawa, dnia 25 kwietnia 2008 r.

 

WZORCOWY REGULAMIN
działania Oddziałów
Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Na podstawie § 37 pkt 6 statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, uchwalonym na drugiej części XIII Krajowego Zjazdu Delegatów SAP w Warszawie w dniu 10 listopada 2007 roku ustala się co następuje:

§ 1

Regulamin określa zasady i procedury działania Zarządów Oddziałów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, zwanych dalej „Zarządami Oddziałów", w okresie między Walnymi Zebraniami Członków Oddziałów w danej pięcioletniej kadencji władz Oddziałów.

§ 2
  1. Oddziały stanowią terenowe jednostki organizacyjne Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, które powołuje i rozwiązuje Zarząd Główny Stowarzyszenia.
  2. Terenem działania Oddziałów może być obszar jednego województwa lub kilku województw, albo też jednego tylko powiatu lub kilku powiatów.
  3. Działalność Oddziałów i ich skład podlega zarejestrowaniu przez miejscowo właściwe władze administracyjne, za dopełnienie której to formalności odpowiedzialni są Prezesi Zarządów.
§ 3

Tryb wyboru Zarządów oraz zakres działania i kompetencje tych organów określają przepisy § 25, 27, 28 i 47-55 statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

§ 4

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy i postanowienia:

  1. uchwał Krajowych Zjazdów Delegatów SAP,
  2. statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich,
  3. regulaminu działania Zarządu Głównego i Prezydium ZG SAP.

 

§ 5

Postanowienia niniejszego regulaminu dotyczą wszystkich członków Oddziałów bez względu na rodzaj wykonywanych zadań i pełnioną w tych organach funkcję oraz niezależnie od ewentualnego równoległego udziału w jednym z organów władz naczelnych Stowarzyszenia lub członkostwa w jednej z jego sekcji.

§ 6
  1. Zarządy Oddziałów w okresie między Walnymi Zebraniami Członków Oddziałów kierują całokształtem działalności Oddziałów i za swoje działania ponoszą odpowiedzialność przed Walnymi Zebraniami Członków Oddziałów, które dokonują ich wyboru, a także przed Zarządem Głównym Stowarzyszenia i stosownymi władzami nadzoru administracji obszaru działania Oddziałów.
  2. Zarządy składają się z 3 do 7 członków, którzy na swym pierwszym posiedzeniu wybierają ze swego grona: prezesa, ewentualnie jednego lub dwóch wiceprezesów, sekretarza oraz skarbnika.
§ 7
  1. Zakres działania Zarządów jako organu wykonawczego Oddziałów określa § 55 statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.
  2. W celu zapewnienia właściwych warunków organizacyjnych dla realizacji zadań, o których mowa w ust. 1, Zarządy Oddziałów w szczególności:
  • 1) opracowują plany roczne i ewentualnie kadencyjne działalności, programy i preliminarze warsztatów archiwalnych, wydawnictw własnych i innych imprez oraz sprawozdania i uchwały, które to dokumenty podlegają następnie rozpatrzeniu i zatwierdzeniu przez Walne Zebranie Członków Oddziałów,
  • 2) pobierają składki członkowskie oraz przesyłają najdalej do 31 stycznia następnego roku do Biura Zarządu Głównego odpowiednią listę potwierdzającą indywidualne wpłaty od poszczególnych członków oraz informację o tych członkach, którzy zaniechali spełnienia tego statutowego obowiązku,
  • 3) przesyłają do Biura Zarządu Głównego Stowarzyszenia na zasadach i w terminach określonych odrębną instrukcją:
  • a) sprawozdanie roczne z działalności statutowej Oddziałów,
  • b) odpowiednią dokumentację finansowo-księgową z wszystkich przychodów i kosztów, jakie mają miejsce w ramach dotacji przyznanej przez Zarząd Główny i pozyskanego sponsoringu różnych instytucji czy osób prywatnych,
  • 4) zarządzają na bieżąco tymi składnikami majątku Stowarzyszenia, które w ramach pełnomocnictw określonych przez Zarząd Główny zostały przydzielone Oddziałom do dyspozycji.
§ 8

Nowi członkowie przyjmowani są przez Zarządy Oddziałów zgodnie z zasadami określonymi w § 16 statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich po wypełnieniu deklaracji członkowskiej podpisanej także przez dwóch członków rekomendujących posiadających co najmniej dwuletni staż w Stowarzyszeniu.

§ 9
 
1. Na wniosek Prezesa, Zarządy mogą przydzielić ich członkom następujące zadania i kompetencje:
  • 1) Prezes - reprezentacja na zewnątrz oraz nadzór nad całokształtem działalności Oddziału ze szczególnym uwzględnieniem współdziałania z Zarządem Głównym SAP i jego Biurem, a także z pokrewnymi stowarzyszeniami działającymi w obszarze funkcjonowania Oddziału,
  • 2) wiceprezes - sprawy organizacyjno-programowe i sprawozdawcze,
  • 3) sekretarz - programowanie pracy Zarządu, sprawy prowadzenia i zabezpieczania protokołów posiedzeń Zarządu i Walnych Zebrań Członków Oddziału,
  • 4) skarbnik - sprawy składek członkowskich i sprawozdawczości finansowej,
  • 5) pozostali członkowie Zarządu - zadania specjalne, zlecane każdorazowo przez Prezesa Zarządu.
2. Za prawidłowość realizowanych zadań i ich zgodność z przydzielonymi kompetencjami członkowie Zarządów odpowiadają przed Walnym Zebraniem Członków Oddziałów
§ 10
  1. Wszystkie sprawy wymagające zgodnie ze statutem Stowarzyszenia podjęcia stosownej uchwały Zarządów, są przedstawiane na posiedzeniu Zarządów przez tych członków Zarządów, do których kompetencji dana sprawa należy.
  2. W razie nieobecności członków Zarządów Oddziałów, o których mowa w ust. 1, przedmiotową sprawę referują Prezesi Zarządów lub inni wyznaczeni przez nich członkowie Zarządów.
§ 11
  1. Posiedzenia Zarządów odbywają się w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał.
  2. Posiedzenia Zarządów zwołują Prezesi lub z ich upoważnienia jeden z wiceprezesów albo sekretarze Zarządów, z inicjatywy własnej lub na żądanie Zarządu Głównego albo jego Prezydium.
  3. Termin, miejsce i porządek obrad Zarządów ustalają Prezesi po wysłuchaniu opinii wiceprezesów i sekretarzy Zarządów.
§ 12

W posiedzeniach Zarządów, oprócz członków, mogą także brać udział z głosem doradczym członkowie Komisji Rewizyjnej Oddziałów i członkowie naczelnych organów Stowarzyszenia, a także inni zaproszeni przez Prezesów Zarządów członkowie SAP albo specjaliści z zakresu tematyki będącej przedmiotem obrad.

§ 13
  1. Na posiedzeniach Zarządów przewodniczą Prezesi Zarządów Oddziałów, a w razie ich nieobecności jeden z wiceprezesów albo sekretarz.
  2. Przewodniczący udziela głosu w kolejności zgłoszeń.
  3. Przewodniczący obrad może odebrać głos wypowiadającemu się w dyskusji, o ile wypowiedź nie dotyczy merytorycznie omawianego tematu.
  4. Przewodniczącemu przysługuje prawo zamknięcia obrad, z tym że dalsze wypowiedzi mogą być zgłaszane na piśmie i powinny zostać dołączone do protokołu obrad.
§ 14
  1. Przewodniczący obrad udziela głosu poza kolejnością jedynie w sprawach formalnych oraz porządkowych.
  2. Wnioski formalne mogą dotyczyć jedynie spraw będących przedmiotem porządku obrad i jego przebiegu.
  3. Do spraw formalnych zalicza się wnioski o:
  • 1) zmianę porządku dziennego,
    2) zmianę w sposobie prowadzenia dyskusji,
    3) zmianę w sposobie przeprowadzania głosowania,
    4) przekazanie sprawy odpowiedniej komisji lub zespołowi ekspertów,
    5) zamknięcie listy dyskutantów,
    6) kolejności i sposobie uchwalania wniosków.
§ 15

1. Do ważności postanowień i uchwał Zarządów konieczna jest obecność:

  1. w pierwszym terminie - co najmniej połowy członków tych organów,
  2. w drugim terminie - wyznaczonym 15 minut później niż pierwszy termin - bez względu na liczbę obecnych członków Zarządów.

2. Postanowienia i uchwały zapadają zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym, chyba że Zarządy postanowią inaczej.
3. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego obrad.

§ 16

Z posiedzeń Zarządów sporządza się protokół, którego kopia po podpisaniu przez protokolanta, sekretarza i prezesa Oddziału jest przesyłana do Biura Zarządu Głównego Stowarzyszenia.

§ 17

Koszty obsługi kancelaryjno-organizacyjnej działalności Zarządów pokrywane są z dotacji rocznej dla Oddziałów przyznawanej przez Zarząd Główny Stowarzyszenia.

§ 18

Postanowienia § 9-16 stosuje się odpowiednio do Walnego Zebrania Członków Oddziałów.

§ 19

Regulamin wchodzi w życie z dniem jego uchwalenia przez Walne Zebranie Członków Oddziału

Regulamin przyznawania i rozliczania dotacji celowych na działalność statutową

§ 1
Dotacje celowe służą finansowaniu takich przedsięwzięć statutowych jak: konferencje, seminaria, konkursy, warsztaty szkoleniowe, publikacje, wykłady gości krajowych i zagranicznych.

§ 2
Prawo składania wniosków o dotacje celowe przysługuje zarządom oddziałów i sekcji.
§ 3
Wniosek o dotację musi zawierać następujące elementy:
  • a) cel z uzasadnieniem merytorycznym znaczenia planowanego przedsięwzięcia;
  • b) przybliżoną liczbę uczestników i listę znaczniejszych gości;
  • c) harmonogram;
  • d) kalkulację kosztów przedsięwzięcia uwzględniającą ewentualne środki pozyskane z innych źródeł.
§ 4
Wnioski o dotacje celowe należy składać w terminie do dnia 25 lutego.

§ 5
  1. Komisja Organizacyjno-Statutowa dokonuje merytorycznej oceny wniosków zasięgając w miarę potrzeb opinii członków Rady Naukowej SAP.
  2. Prezydium na podstawie oceny Komisji Organizacyjno-Statutowej proponuje podział funduszu dotacji celowych i przedkłada go Zarządowi Głównemu.
  3. Decyzję o przyznaniu dotacji celowych podejmuje Zarząd Główny na podstawie oceny Komisji Organizacyjno-Statutowej i propozycji podziału środków przedłożonej przez Prezydium.
§ 6
  1. Wnioskujący otrzymują na piśmie decyzję o przyznaniu bądź nie przyznaniu dotacji w ciągu 2 tygodni od zatwierdzenia przez Zarząd Główny.
  2. Informacja o wynikach konkursu jest publikowana.
§ 7
Po otrzymaniu decyzji pozytywnej wnioskodawca jest zobowiązany w ciągu miesiąca przedstawić aktualną kalkulację uwzględniającą wysokość przyznanej dotacji.
§ 8
1. Obsługa księgowo-finansowa przedsięwzięć, w ramach przyznanej dotacji, należy do Biura Zarządu Głównego.
2. W celu zapewnienia tej obsłudze właściwej skuteczności i terminowości niezbędnym jest, aby:
  • a) wszystkie faktury i rachunki kosztowe były wystawiane na adres Zarządu Głównego, z podaniem NIP: 526-10-23-959 i przesyłane na bieżąco do Biura ZG najdalej do 10 dnia następnego miesiąca;
  • b) delegacje krajowe były realizowane na podstawie polecenia wyjazdu służbowego wydanego przez prezesa, jednego z wiceprezesów Zarządu Głównego, dyrektora lub zastępcy dyrektora Biura ZG;
  • c) zaliczki były rozliczane wyłącznie na druku „rozliczenie zaliczki", z załączeniem doń stosownych dowodów dokumentujących poczynione wydatki.
3. Biuro ZG prowadzi rejestrację wszystkich wpłat i kosztów przedsięwzięcia, na które uzyskano dotację, wystawia odpowiednie faktury lub rachunki oraz w razie konieczności informuje na bieżąco zarząd oddziału lub sekcji o stanie realizacji preliminarza przedsięwzięcia.

§ 9
Dotacje muszą być wykorzystane zgodnie z wnioskiem do końca roku kalendarzowego, w którym zostały przyznane.

§ 10
Wnioskodawca jest zobowiązany do przedstawienia sprawozdania merytorycznego z realizacji dotacji oraz całości dokumentów niezbędnych do ostatecznego rozliczenia finansowo-księgowego do dnia 15 stycznia roku następnego po roku, w którym dotacja była realizowana.
§ 11
  1. Oceny merytorycznej i finansowej realizacji dotacji dokonuje Komisja Organizacyjno-Statutowa. Następnie ocenę tę przedstawia Prezydium i Zarządowi Głównemu na posiedzeniach zatwierdzających roczne sprawozdania merytoryczne i finansowe.
  2. Wnioskodawca otrzymuje informację na piśmie o dokonanej ocenie realizacji dotacji.
  3. Pozytywna ocena merytoryczna i finansowa realizacji dotacji jest jednym z warunków udzielenia dotacji w następnym roku.
§ 12

Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez Zarząd Główny.

wydanie II, Warszawa, dnia 08.04.2010 r.