Stowarzyszenie Archiwistów Polskich spełnia wymagania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 Nr. 101 poz. 926 ze zm.) oraz aktów wykonawczych do ustawy (Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, Dz.U. 2004 Nr 100 poz. 1024).

W Stowarzyszeniu obowiązują następujące dokumenty:

• Polityka bezpieczeństwa danych osobowych SAP
• Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

W/w dokumenty określają między innymi zbiory danych osobowych przetwarzanych przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. Należą do nich:

1. Zbiory archiwizowanych dokumentów powierzone SAP przez Klientów,
2. Zbiory dokumentów likwidowanych podmiotów
3. Zbiory własne SAP (zbiór członków SAP, pracowników SAP, uczestników kursów, seminariów, sympozjów i konferencji SAP, Klientów wydawnictw SAP)

W pierwszym przypadku SAP działa jako podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych w zakresie zgodnym z opisem zawartym w umowie z Klientem. Wszyscy pracownicy SAP, upoważnieni do przetwarzania danych osobowych, są zobowiązani pisemnie do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz do bezterminowego zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia.

W drugim i trzecim przypadku SAP działa jako administrator danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych.

Informacja dla pracowników zlikwidowanych firm, których dokumenty są przechowywane w Archiwum SAP:

Administratorem danych jest Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, ul. Bonifraterska 6/21, 00-213 Warszawa.

Dane są przetwarzane w celu archiwizacji. Zakres jest zgodny z zakresem danych zawartych w dokumentacji pracowniczej. Źródłem danych jest syndyk/likwidator firmy wymienionej w wykazie (link). Udostępnianie danych nie jest przewidywane.

Obowiązek przetwarzania danych wynika z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2006 nr 97 poz. 673 ze zm.).

Osobie, której dotyczą dane, przysługuje prawo dostępu do treści tych danych.