Zewnętrzne superbezpieczne systemy przechowywania i obsługi dokumentacji tradycyjnej oraz elektronicznej 

Powierzoną naszej pieczy dokumentację przechowujemy we własnych (niedzierżawionych) magazynach archiwalnych, zabezpieczonych najnowocześniejszymi systemami przeciwpożarowymi i antywłamaniowymi. Dokumentację elektroniczną zapisaną na dowolnych nośnikach danych przechowujemy w specjalistycznych szafach ognioodpornych posiadających atest odporności pożarowej VDMA 24991/EN 1041-1. Dokumentacja może być udostępniona na miejscu (w odpowiednio przygotowanym pomieszczeniu), dostarczana bezpośrednio do siedziby Klienta w ciągu dwóch godzin od momentu zamówienia lub też przesyłana drogą elektroniczną. Wszelkie udostępnienia akt rejestrowane są w komputerowej bazie danych. Wszyscy nasi pracownicy zobowiązani są do zachowania tajemnicy służbowej, handlowej i państwowej. Powierzoną naszej pieczy dokumentację ubezpieczamy w Towarzystwie Ubezpieczeniowym „Warta”.

Odbiór dokumentów od klienta

• dostarczenie pustych pojemników archiwizacyjnych do klienta
• umówienie dogodnego dla klienta terminu odbioru dokumentów
• odbiór dokumentów w dowolnym miejscu na terenie całego kraju
• ewentualne zaplombowanie pojemników w celu utajnienia ich zawartości
• sporządzenie i podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia akt

Katalogowanie dokumentów

• uzgodnienie z klientem optymalnej formy ewidencji akt
• ustalenie szczegółowości ewidencyjnej oraz kryteriów wyszukiwania dokumentów w bazie danych Stowarzyszenia
• ustalenie obowiązkowego czasu przechowywania akt w archiwum

Umieszczanie w archiwum, rejestracja

• zastosowanie kodów kreskowych w systemie zarządzania archiwum
• rejestracja pojemników z aktami w systemie magazynowych Stowarzyszenia (określenie położenia pojemnika w archiwum)
• wprowadzenie informacji o zawartości pojemnika do bazy danych Stowarzyszenia
• przesłanie klientowi potwierdzenia zarejestrowania dokumentów w archiwum

Udostępnianie dokumentacji (24 godziny na dobę)

• dostarczanie do siedziby firmy wskazanego pojemnika z aktami lub wybranych akt
• nieodpłatne udostępnianie akt na miejscu w specjalnie wyposażonym pomieszczeniu (kserokopiarka, skaner, komputer)
• przesyłanie zeskanowanych obrazów dokumentów drogą elektroniczną
• przesyłanie kopii dokumentów drogą faksową

Niszczenie dokumentów

• przesyłanie do klienta wykazu przeterminowanych dokumentów do wybrakowania w celu uzyskania jego akceptacji
• przygotowanie dokumentacji wymaganej do wszczęcia formalnej procedury niszczenia akt
• zniszczenie dokumentacji
• potwierdzenie wykonania usługi

Zabezpieczenie

• systemy sygnalizacji włamania i napadu
• systemy sygnalizacji pożarowej
• 24 godzinny monitoring oraz ochrona fizyczna
• system telewizji przemysłowej
• rejestrowana kontrola dostępu do pomieszczeń archiwum
• polisa ubezpieczeniowa z szerokim pokryciem odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu przechowywanym jak również odpowiedzialności cywilnej kontraktowej
• komputerowa kontrola udostępnień

Usługi dodatkowe

• przechowywanie elektronicznych nośników danych w ognioodpornych szafach
• tworzenie archiwów elektronicznych (skanowanie dokumentów)