Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, działając zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 18 grudnia 2002r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 241, poz. 2074, rozdz. 4a) świadczy usługi w zakresie porządkowania (archiwizacji) oraz przechowywania i dalszej obsługi dokumentacji po zlikwidowanych bądź upadłych podmiotach gospodarczych.

 

Archiwizacja

W zakresie przygotowania dokumentacji do przekazania proponujemy:

• kwalifikację dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych,
• systematyzację akt według komórek organizacyjnych,
• ich klasyfikację w układzie rzeczowym,
• formowanie jednostek archiwalnych oraz weryfikowanie i uzupełnienie ich opisu,
• opracowanie środków ewidencyjnych,
• wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania.

 

Przechowanie dokumentacji

• Dokumentacja Składającego jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi przechowywania, konserwacji, udostępniania i brakowania dokumentacji przeterminowanej;
• Miejscem przechowywania są archiwa spełniające wszystkie wymogi z zakresu absolutnie pełnego bezpieczeństwa akt, wyposażone w najbardziej skuteczne systemy ochrony;
• Powierzoną naszej pieczy dokumentację udostępniamy w każdym czasie wyłącznie Składającemu, upoważnionym przez niego osobom lub z mocy prawa urzędom skarbowym, organom wymiaru sprawiedliwości,
• Przechowawca zobowiązany jest do wystawiania na podstawie przejętych akt stosownych zaświadczeń i uwierzytelnionych kserokopii byłym pracownikom Składającego z zakresu ich stosunku pracy, w szczególności dla celów emerytalno-rentowych;
• Obsługa prawno-archiwalna akt Składającego jest wykonywana tylko przez osoby zobowiązane na podstawie odrębnych przepisów do zachowania tajemnicy handlowej oraz służbowej i państwowej;

Przejęte do przechowania akta, po upływie obligatoryjnych okresów ich przechowywania i za zgodą Składającego, podlegają na koszt przechowawcy wybrakowaniu i przekazaniu na makulaturę lub zniszczenie, w trybie ustalonym rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)